在现代高校管理体系中，行政秘书作为学院日常运转的重要支撑角色，其职责和规范直接影响到整个机构的工作效率和服务质量。本文旨在为各院校提供一份全面且实用的行政秘书岗位职责与规章制度范本，以期帮助相关工作人员明确自身职责范围，并确保各项事务有序开展。

一、岗位职责概述

1. 文件管理

负责学院各类公文、报告及会议纪要的起草、整理与归档工作；确保所有文档资料完整无缺，便于查阅。

2. 协调沟通

承担内外部联络任务，包括与其他部门、师生之间的信息传递与问题解决；协助领导处理突发状况或紧急事项。

3. 会务组织

组织安排各类学术交流活动、研讨会以及内部会议等，做好前期准备（如场地预订、设备调试）、现场服务以及后续总结反馈。

4. 后勤保障

对办公室物资进行采购申请、库存盘点等管理工作；同时监督食堂、宿舍等相关设施的安全卫生状况。

5. 宣传推广

利用校园网、微信公众号等多种渠道发布最新资讯，扩大学院影响力；配合完成年度招生宣传计划。

二、规章制度框架

为了保证上述职责能够得到有效执行，特制定以下几项基本准则：

1. 考勤制度

上班时间为上午8:30至下午5:00，午休时间12:00-13:30。迟到早退需提前请假并获得批准；全年累计病假不得超过10天。

2. 保密纪律

严格遵守国家法律法规及学校规定，不得擅自泄露任何涉及个人隐私或敏感信息的内容。未经许可，不得复制、传播机密文件。

3. 廉洁自律

坚持公平公正原则，在工作中杜绝任何形式的利益交换行为；对于收受礼品礼金等不当做法坚决抵制。

4. 绩效考核

每季度末由主管领导根据实际表现打分评定等级，优秀者将有机会参与年终评优表彰活动。

5. 培训进修

鼓励员工积极参加专业技能培训课程，提升业务水平。每年至少安排一次外出考察学习的机会。

通过以上内容可以看出，一个合格的行政秘书不仅需要具备扎实的文字功底和良好的人际交往能力，还必须拥有强烈的责任心和团队合作精神。希望这份范本能为广大从业者提供参考价值，共同促进高等教育事业的发展进步！