为了确保公司内部信息的安全性和机密性，防止敏感信息泄露，特制定本保密文件管理规定。本规定适用于所有涉及公司保密文件的员工及相关部门。

一、保密文件的定义与范围

保密文件是指涉及公司商业秘密、技术资料、客户信息以及其他需要保护的重要文档。这些文件可能包括但不限于财务报表、合同协议、研发成果、市场分析报告等。

二、保密文件的存储与保管

1. 所有保密文件必须存放在指定的安全区域或加密存储设备中。

2. 文件管理员需定期检查存储设备的安全状态，并及时更新安全软件。

3. 未经授权的人员不得接触保密文件，访问权限应严格控制。

三、保密文件的使用与分发

1. 使用保密文件时，必须在指定的工作区域内进行，并确保无其他无关人员在场。

2. 文件分发需经过管理层批准，并记录详细的分发日志。

3. 不得将保密文件复制到非公司提供的存储介质上，禁止通过公共网络传输。

四、保密文件的销毁

1. 对于不再需要的保密文件，应按照规定的程序进行销毁处理。

2. 销毁前需确认文件确实无需保留，并由专人监督销毁过程。

3. 确保销毁方式能够彻底消除文件内容，避免信息残留。

五、违规行为的责任追究

任何违反本规定的个人或部门都将受到严肃处理。情节严重者，公司将依法追究其法律责任。

六、培训与教育

公司定期组织员工参加保密知识培训，提高全体员工的保密意识和技能。

七、附则

本规定自发布之日起实施，最终解释权归公司所有。

请各位同事严格遵守上述规定，共同维护公司的信息安全。如有疑问，请咨询人力资源部或法务部门。