为了规范公司内部员工人事档案的管理，确保员工信息的准确性和完整性，维护企业和员工的合法权益，特制定本制度。本制度适用于公司全体员工的人事档案管理工作。

一、档案管理范围

员工人事档案包括但不限于以下

- 员工基本信息（如姓名、性别、出生日期、身份证号码等）；

- 学历证明、职业资格证书复印件；

- 入职申请表及面试记录；

- 劳动合同及相关补充协议；

- 工作经历证明材料；

- 培训记录与考核结果；

- 考勤记录和绩效评估报告；

- 奖惩记录；

- 离职手续办理情况。

二、档案管理职责

1. 人力资源部负责全公司的员工人事档案的整体规划与日常管理。

2. 各部门需配合人力资源部完成员工档案资料的收集、整理工作，并保证所提供信息的真实性与准确性。

3. 档案管理人员必须严格遵守保密原则，未经批准不得擅自查阅或泄露任何档案内容。

三、档案建立与更新

1. 新员工入职时，由人力资源部统一为其建立人事档案，并将所有相关文件归档保存。

2. 在职期间若发生职位变动、教育培训等情况，则应及时更新相应部分的内容。

3. 离职员工档案应单独存档，并标注离职时间，至少保留两年以上以备查询。

四、档案查阅权限

1. 只有经授权的相关人员才能查看特定类型的档案资料。

2. 查阅档案时需填写《档案查阅登记表》，并注明用途及预计归还日期。

3. 查阅完成后立即归还，并由档案管理员确认无误后签字。

五、档案安全措施

1. 所有人事档案均需妥善保管于专用柜中，并采取必要的防潮、防火措施。

2. 定期检查档案状况，发现破损或遗失现象立即上报处理。

3. 利用电子化手段进行备份，但原始纸质版仍需保持完整。

六、违规处罚规定

对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款甚至解除劳动合同等处分。同时，因不当操作导致档案丢失或损坏者还需承担相应的赔偿责任。

通过实施上述制度，我们希望可以有效提升公司整体管理水平，同时也为每位员工提供更加公平透明的职业发展环境。请各位同事积极配合执行，共同营造一个和谐稳定的工作氛围！

以上即为《员工人事档案管理制度》的具体内容，请大家认真阅读并遵照执行。如有疑问，请随时联系人力资源部咨询。