在处理行政争议时，行政复议是一种重要的法律程序。为了确保这一过程的公正性和透明度，行政机关需要按照特定的格式和要求来准备和提交书面答复。本文将详细介绍行政复议书面答复的基本格式以及提交答复通知书的相关事项。

一、行政复议书面答复的基本格式

1. 标题

答复文件应明确标注“行政复议书面答复”字样，以便于区分其他类型的文件。

2. 引言部分

在引言中，需简要说明案件的基本情况，包括申请人姓名或名称、被申请人的名称、复议请求的具体内容等基本信息。

3. 事实与理由

这一部分是答复的核心内容，需要详细陈述案件的事实依据和法律理由。包括但不限于：

- 涉案行为的具体经过；

- 相关法律法规的应用；

- 行政机关作出具体行政行为的理由和依据。

4. 证据材料

提供支持答复意见的所有证据材料清单，如合同、协议、证人证言等，并标明每项证据的来源及证明目的。

5. 结论

明确表达对申请人复议请求的态度，即是否同意申请人的主张，并给出相应的法律意见。

6. 落款

包括制作单位名称、日期，并加盖公章以示正式有效。

二、行政复议提交答复通知书的要求

当收到行政复议机关发出的《提交答复通知书》后，被申请人应当严格按照通知要求进行回复：

1. 及时响应

必须在规定的时间内完成答复并提交至指定地点，逾期未提交可能会影响案件的审理进度。

2. 内容完整准确

确保提供的信息真实可靠，避免因信息不全或错误导致不利后果。

3. 形式规范

遵循上述提到的标准格式撰写答复内容，并附上所有必要的附件材料。

三、注意事项

- 在撰写过程中，务必保持客观公正的态度，不得隐瞒重要事实或提供虚假信息。

- 如果涉及专业术语或复杂法律问题，建议咨询相关领域的专家或法律顾问，确保答复的专业性。

- 对于特别复杂的案件，可以考虑提前与行政复议机关沟通，了解其具体需求，从而更好地准备答复材料。

总之，行政复议书面答复不仅是对申请人诉求的一种回应机制，也是维护自身合法权益的重要手段之一。因此，在准备此类文件时，必须高度重视其格式规范性和内容准确性，以期达到最佳效果。