为了进一步规范公司对外部信息的管理和使用，确保信息的安全性和保密性，特制定本制度。本制度适用于所有涉及外部信息的使用人员和相关管理部门。

一、信息分类与管理

1. 外部信息包括但不限于市场调研数据、行业分析报告、合作伙伴资料等。根据信息的重要程度和敏感度，将其分为一般信息和机密信息两类。

2. 机密信息的传递和存储必须采取加密措施，并严格控制访问权限，防止未经授权的人员接触。

二、信息使用的审批流程

1. 使用外部信息前，需填写《外部信息使用申请表》，详细说明信息用途、使用范围及预计使用时间。

2. 申请表需经部门负责人审核，并报主管领导批准后方可使用。对于涉及机密信息的使用，还需经过信息安全管理部门的特别审批。

三、信息使用的安全要求

1. 使用人员应妥善保管所获取的信息，不得随意复制、传播或泄露给无关人员。

2. 在信息使用过程中，如发现任何异常情况（如信息泄露、数据丢失等），应及时向信息安全管理部门报告，并配合调查处理。

3. 使用完毕后，应及时归还或销毁相关信息载体，确保不留存任何未授权的信息副本。

四、违规处理

1. 对于违反本制度的行为，将视情节轻重给予警告、罚款直至解除劳动合同的处罚。

2. 因故意或重大过失导致公司利益受损的，公司将依法追究其法律责任。

五、附则

1. 本制度自发布之日起施行，由公司办公室负责解释和修订。

2. 各部门可根据实际情况制定实施细则，但不得与本制度相抵触。

通过以上措施，我们希望能够有效提升外部信息管理的规范化水平，保障公司的合法权益不受侵害。同时，也希望全体员工能够自觉遵守相关规定，共同维护良好的工作环境。