在企业日常的财务处理中，员工因公出差后，往往会涉及差旅费用的报销流程。而在实际操作中，有时会出现员工先垫付了部分费用，之后公司审核通过后进行报销，甚至在某些情况下，需要将部分款项以现金形式退还给员工。那么，在这种“报销差旅费退回现金”的情况下，应该填写哪种会计凭证呢？

首先，我们需要明确“报销差旅费”和“退回现金”这两项业务的性质。

一、报销差旅费的凭证类型

当员工完成出差任务后，向公司申请报销差旅费用时，通常需要提交相关的发票、交通票据、住宿发票等作为原始凭证。此时，公司财务部门会根据这些单据进行审核，并确认是否符合报销标准。若审核通过，财务人员会制作一张付款凭证，用于记录公司支付给员工的差旅费用。

这种凭证一般称为“差旅费报销单”，并附上相关票据作为附件。在会计账务处理中，这笔支出通常计入“管理费用”或“销售费用”等科目，具体视员工所属部门而定。

二、退回现金的凭证类型

在某些情况下，员工可能在出差前已经预支了部分差旅费用，或者在报销过程中发现实际花费少于预支金额，这时就需要将多余的部分以现金形式退还给员工。这种情况下的处理就涉及到“退款凭证”。

在这种情况下，财务人员需要填写一张收款凭证（或称为“退款凭证”），用于记录公司收到员工退回的现金。该凭证应注明退款原因、金额及相关依据，如原预支单号、报销单号等。

同时，为了确保账务清晰，还需要在银行或现金日记账中进行相应的记录，确保账实相符。

三、如何正确填写凭证

1. 填写包括日期、摘要、对方单位或个人名称、金额、凭证类型（如收款/付款）、附件张数等。

2. 签字盖章：必须由经手人、审批人及相关负责人签字确认，确保手续齐全。

3. 附件齐全：如退款原因说明、原报销单、预支单等，作为凭证的支撑材料。

四、注意事项

- 在进行“报销差旅费退回现金”操作时，必须严格遵守公司的财务制度和内部控制流程，防止出现资金漏洞。

- 对于大额退款，建议通过银行转账方式进行，减少现金管理风险。

- 财务人员应定期对相关凭证进行核对，确保账目准确无误。

结语

综上所述，“报销差旅费退回现金”这一业务，通常需要填写两种凭证：一种是用于报销差旅费用的“付款凭证”或“差旅费报销单”，另一种是用于记录员工退回现金的“收款凭证”。企业在实际操作中，应结合自身财务制度，合理设置流程，确保每一笔业务都有据可查、有章可循。