为了提升公司内部沟通效率，优化资源利用，确保会议顺利进行，特制定本《会议室管理制度与服务》。以下是具体规定：

一、会议室使用原则

1. 优先级安排

所有会议室的使用需提前申请并获得批准。根据会议的重要程度及紧急性，由行政部统筹安排使用顺序。

2. 预约制度

员工或部门如需使用会议室，请至少提前一天通过OA系统提交申请，并注明会议时间、参与人数及所需设备等信息。

3. 合理规划

各部门应尽量减少不必要的会议次数，避免占用过多公共资源。若因特殊情况需要临时加开会议，需及时与行政部沟通协调。

二、会议准备事项

1. 设备检查

每次会议前，使用人员需自行检查投影仪、音响、麦克风等设备是否正常运行。如有问题，请提前联系IT部门解决。

2. 物料准备

根据会议需求，准备好相关资料、茶水及其他必需品。行政部将提供基础办公用品支持，但不负责额外定制化需求。

3. 环境布置

使用结束后，请保持会议室整洁，桌椅归位，垃圾清理干净。如发现损坏设施或其他异常情况，请立即上报维修。

三、服务保障机制

1. 技术支持

行政部配备专业技术人员随时待命，为会议提供技术保障。任何技术故障均可拨打内线电话“10086”寻求帮助。

2. 应急处理

若遇到停电、网络中断等突发状况，工作人员会迅速启动应急预案，确保会议不受影响。

3. 反馈渠道

任何关于会议室管理的意见或建议，均可通过电子邮件“office@company.com”发送至行政部。我们将定期收集整理，不断改进服务质量。

四、违规处罚措施

1. 未按规定预约

对于未经审批擅自占用会议室的行为，将视情节轻重给予警告或扣除绩效考核分数的处罚。

2. 破坏公共设施

故意损坏会议室内的设备或家具者，需承担相应赔偿责任，并可能面临进一步纪律处分。

3. 卫生不达标

未按要求清理会议室者，将被纳入部门月度考核范围，并对责任人进行通报批评。

本制度自发布之日起正式施行，全体员工须严格遵守。希望通过大家的共同努力，营造一个高效、舒适的工作环境！

以上即为《会议室管理制度与服务》的具体内容，希望能为大家带来便利的同时，也促进公司整体管理水平的提升。感谢您的理解与配合！