为了规范单位内部的采购行为,提高工作效率,降低采购成本,确保采购活动的透明度与合规性,特制定本制度。本制度适用于单位所有部门涉及的各类物资和服务的采购工作。
一、采购原则
1. 合法性原则:所有采购活动必须符合国家法律法规及相关政策要求。
2. 公开透明原则:采购过程应做到信息公开,接受监督,避免暗箱操作。
3. 性价比最优原则:在保证质量的前提下,选择价格合理、服务优质的供应商。
4. 效率优先原则:简化流程,缩短周期,提升响应速度。
二、采购范围
本制度涵盖办公设备、耗材、软件服务、工程材料等多个领域的采购需求。具体包括但不限于:
- 日常办公用品;
- 技术支持及咨询服务;
- 建筑装修所需建材;
- 其他特殊项目所需物资。
三、采购流程
1. 需求申报
各部门根据实际需要填写《采购申请单》,详细说明所需物品或服务的具体规格、数量、用途等信息,并由部门负责人签字确认后提交至采购管理部门。
2. 审核批准
采购管理部门对申请内容进行审核,重点检查是否符合预算限制以及是否存在重复采购等情况。审核通过后报主管领导审批。
3. 招标或询价
对于金额较大或者技术复杂的采购项目,需采用招标方式确定供应商;而对于小额零星采购,则可采取询价比价的方式选择合作方。
4. 合同签订
选定供应商后,双方协商一致并签署正式合同,明确双方权利义务、交货期限等内容。
5. 货物验收
货物到达后由相关部门组织人员进行验收,确保其符合合同约定的标准和技术指标。如发现问题应及时反馈给供应商处理。
6. 结算付款
验收合格后方可办理结算手续,按照合同规定支付相应款项。
四、监督管理
设立专门的监督小组负责全程跟踪监控整个采购过程,定期开展自查自纠工作,及时发现并纠正存在的问题。同时鼓励员工积极举报违规违纪现象,营造风清气正的良好氛围。
五、附则
本制度自发布之日起施行,解释权归单位管理层所有。今后若遇特殊情况需调整相关规定时,须经集体讨论决定后执行。
以上即为我单位关于采购流程管理的基本框架,请各位同事严格遵守,共同维护良好的采购秩序。