【与客户联络函怎么写】在商业活动中，与客户保持良好的沟通是确保合作关系顺利进行的重要环节。而“与客户联络函”则是企业与客户之间进行信息交流、确认事项或提出建议的一种正式书面形式。正确撰写联络函不仅能提升专业形象，还能有效避免误解和纠纷。
以下是对“与客户联络函怎么写”的总结及示例表格，帮助您更清晰地了解其写作要点和结构。
一、联络函的基本要素
| 要素 | 内容说明 |
| 标题 | 明确表达函件性质，如“关于XXX的联络函” |
| 收件人信息 | 包括客户名称、地址、联系人等 |
| 发件人信息 | 企业名称、地址、联系方式等 |
| 正文内容 | 说明联络目的、背景、要求或建议 |
| 结尾语 | 表达感谢或期待回复 |
| 签名与日期 | 发件人签名及日期 |
二、联络函的写作步骤
1. 明确联络目的
在开头部分简要说明写函的原因，例如：确认订单、提醒付款、协商合作细节等。
2. 提供背景信息
简要介绍相关情况，让客户了解当前状态或问题来源。
3. 提出具体要求或建议
清晰表达希望客户配合的内容，如：“请于X月X日前确认订单”或“建议调整交货时间”。
4. 保持礼貌与专业
使用正式但不失亲切的语言，避免使用过于生硬或情绪化的措辞。
5. 结尾致谢与期待回复
最后表达感谢，并表明期待客户的反馈。
三、联络函写作注意事项
| 注意事项 | 说明 |
| 语言简洁明了 | 避免冗长，重点突出 |
| 语气恰当 | 根据客户关系选择正式或友好语气 |
| 格式规范 | 使用公司信纸或标准格式 |
| 信息准确 | 确保所有数据、时间、地点无误 |
| 及时发送 | 避免拖延，保持沟通效率 |
四、联络函写作示例（表格）
| 项目 | 内容示例 |
| 标题 | 关于XX项目付款事宜的联络函 |
| 收件人 | XX有限公司，地址：XXX，联系人：张经理 |
| 发件人 | XX贸易有限公司，地址：XXX，电话：XXX-XXXXXXX |
| 正文 | 尊敬的张经理： 您好！ 我们注意到贵司尚未支付编号为XXXX的订单款项，截止目前已逾期X天。为了不影响后续合作，烦请贵司尽快完成付款。如有任何疑问，请随时与我们联系。 感谢您的理解与支持！ |
| 结尾语 | 此致 敬礼！ |
| 签名 | XX贸易有限公司 李经理 2025年4月5日 |
通过以上内容，您可以根据实际情况灵活调整联络函的格式与内容。无论是日常沟通还是重要事项确认，一封得体、专业的联络函都能有效促进双方的合作与信任。
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