为了规范公司内部文件档案的管理，确保各类文件资料的安全性、完整性和可追溯性，特制定本制度。本制度适用于公司各部门及全体员工在文件档案的形成、收集、整理、归档、保管和利用等环节中的行为规范。

一、文件档案的范围与分类

公司文件档案包括但不限于以下

- 各类行政管理文件；

- 生产经营相关的重要记录；

- 技术研发文档；

- 财务报表及审计报告；

- 员工培训材料；

- 客户合同与协议；

- 其他具有保存价值的文件资料。

根据文件性质的不同，将文件档案分为永久保存、长期保存和短期保存三类。

二、文件档案的形成与收集

1. 文件形成：所有涉及重要决策或业务活动的文件都必须按照规定的格式进行编制，并由相关部门负责人审核确认后方可生效。

2. 收集管理：各部门需指定专人负责本部门文件档案的日常收集工作，定期向档案管理部门移交符合归档条件的文件。

三、文件档案的整理与归档

1. 整理原则：遵循分类合理、排列有序的原则，对文件进行科学分类和编号处理。

2. 归档时间：一般情况下，年度文件应在次年的第一季度完成归档；特殊情况下的紧急文件则应及时归档。

3. 电子化管理：鼓励采用信息化手段对纸质文件进行数字化转换，建立统一的电子档案库。

四、文件档案的保管与利用

1. 保管环境：档案室应保持适宜的温湿度条件，防止虫蛀、霉变等问题的发生。

2. 借阅审批：任何人员查阅或借用档案均需提出申请并获得批准后方可实施。

3. 保密措施：对于涉密文件，应严格遵守国家有关法律法规的要求，采取必要的安全防护措施。

五、监督检查与责任追究

公司将不定期组织专项检查，评估各部门执行本制度的情况。对于违反规定的行为，将视情节轻重给予批评教育直至纪律处分。

通过上述措施的有效落实，我们期望能够建立起一套高效、严谨且富有弹性的文件档案管理体系，为公司的持续健康发展提供坚实保障。

以上即为本公司《文件档案管理制度》的具体内容，请大家认真学习并严格执行。