尊敬的各位同事：

随着项目的阶段性完成或结束，为确保公司运营的规范化及后续工作的顺利开展，现需对已完成项目的相关资料进行归档整理。请各部门负责人按照以下要求及时完成资料归档工作：

一、归档范围

本次归档主要涵盖以下几类资料：

1. 项目计划与执行文档：包括立项报告、可行性分析、进度跟踪表等。

2. 技术文档与成果文件：如设计图纸、实验记录、测试报告等。

3. 沟通与会议纪要：涉及项目讨论、决策过程中的所有书面记录。

4. 财务相关文件：项目预算、支出明细、报销凭证等。

5. 其他重要附件：如合同、客户反馈意见等。

二、归档方式

1. 电子档案管理：将上述材料以电子版形式存储至指定的项目文件夹中，并统一命名以便查找。

2. 纸质文档存档：对于无法数字化保存的重要原始文件，请交由行政部集中归档保管。

3. 双重备份机制：为防止数据丢失，建议同时制作一份离线备份并妥善存放。

三、时间节点

请各相关部门务必于本月末前完成此次归档任务，逾期未提交者将影响后续项目评估及新项目的启动流程。

四、注意事项

- 在归档过程中，请确保所有信息真实准确，避免遗漏关键细节；

- 对敏感性较高的资料应采取加密措施，防止泄露；

- 如遇特殊情况导致部分资料缺失，请第一时间联系上级领导说明情况。

希望全体成员能够高度重视此项工作，积极配合完成任务，共同维护公司的良好运作秩序。如有疑问或困难，可随时向综合管理部门咨询。

感谢大家的支持与配合！

特此通知

[公司名称]

日期：XXXX年XX月XX日

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